For at Norges Aikidoforbund skal kunne verifisere at de som melder seg opp til gradering har den graden de hevder å ha er det nødvendig med et sentralt arkiv. Norges Aikidoforbund samler derfor inn noe persondata som et ledd i å holde oversikt over graderte i forbundet.
Det er i slike tilfeller viktig å vurdere relevansen av å samle inn persondata. Datatilsynet beskriver en hjemmel for å samle inn persondata. Denne hjemmelen inntrer når det er “nødvendig for å oppfylle en avtale”. I vårt tilfelle vil avtalen representere relasjonen mellom forbundet (som tilbyr aikidotrening/gradering) og medlemmene som tar graderinger, og det er derfor forvaltningsmessig nødvendig for å holde oversikt over graderinger. Denne hjemmelen gir oss muligheten til å samle inn nødvendige persondata uten å særskilt be om tillatelse av hver enkelt.
For de som er interessert kan dere lese mer på Datatilsynet sine sider
Persondata som samles inn vil kun være det mest nødvendige. Vi samler inn navn, fødselsår, navn på teknisk ansvarlig, eksaminator og navn på innsender. Dette i tillegg til klubb, bestått grad og dato. Denne informasjonen blir lagret i en database hos forbundet og brukes kun til dette formål. Vi samler ikke inn epost eller annen kontaktinformasjon.
Fødselsår og graderte i de ulike klubbene kan bli brukt til statistikk.
Sletting av personlig data
Det er mulig å sende mail til NAF og be om å få slettet persondata. Send en mail til naf-styret@aikido.no dersom du ønsker at vi skal slette informasjon. Det er imidlertid nødvendig å påpeke konsekvensen av å få slettet sine data. Det skjer av og til at noen mister medlemsboken sin. I disse tilfellene vil ikke styret ha mulighet til å hente frem allerede oppnådde grader man har ved forespørsel om ny bok. Ved gradering er man da selv ansvarlig for å innhente informasjon om sist beståtte gradering. Hvis man slutter å trene og starter igjen etter noen år må man også kunne dokumentere sist beståtte grad.